İSTENİLEN BELGELER:          

1. Kulüp tarafından mühürlenmiş başvuru dilekçesi,
2. Kulübün Yurtdışı Çıkış Taahhütnamesi (EK - 1),
3. Kulübün seyahate katılacak kişilerin isimlerinin olduğu Yönetim Kurulu Karar örneği,

• Davet mektubunun fotokopisi (Davet edilen festivalin web adresi ve internet sitesi bilgilerini içeren davetiye olması gerekir), yeminli mütercim tercüman tarafından tasdikli Türkçe tercümesi yapılmış ve noter tasdikli örneği,

4. Kafile listesi (yönetici, antrenör, müzisyen ve sporcuları gösterir şekilde), denetime girecek sporcuların lisansları ve tüm kafilenin kimlik bilgileri (EK – 2) ve denetime girecekleri yörelerin ve oyunların listesi (EK – 3).
5. Yurtdışına çıkacak kulüplerin İl yarışmasına katılması zorunludur. İl yarışmalarına katılmayan kulüpler yurtdışına çıkış için başvuru yapamazlar.
6. 2025 yılı Yurtdışı Denetim Ücreti 130.000,00 TL (yüzotuzbin)’dir. Denetim sonucu uygun görüş alamayan kulüplere yatırılan ücretin yarısı geri iade edilir, denetim sonucu uygun görüş alıp her ne sebeple olursa olsun kulüp yut dışına çıkamadığı durumlarda da yatırılan ücretin yarısı iade edilir. Denetim ücreti her yıl Federasyon Yönetim kurulunca belirlenir.
7. Kafile listesinde yer alacak antrenörlerin güncel vizeli kimlik ve antrenörlük belge fotokopileri başvuru evrakları içerisinde yer alacaktır.

• Yurtdışına çıkacak kulüplerin gidiş ve dönüş güzergâhlarını belirten taahhütnamenin kulüp başkanı tarafından Federasyonumuza verilmesi. (EK – 4)

DENETİM SIRASINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR:

(1)Federasyon asil veya yedek Yönetim Kurulundan bir kişi, MHK, MHK tarafından görevlendirilecek 2(İki) ulusal hakemden oluşan komisyon tarafından denetim yapılacaktır.

            (2) Kulüpler yurtdışından aldıkları davetlerde belirtilen varsa yaş sınırlamalarına uymak zorundadır.

(3) Kulüplerin denetim için beyan edecekleri katılacak kişi sayısı en fazla 44 kişi olacaktır. Katılımcı sayısı 44 kişiyi geçmesi halinde ikinci davetiye ve şartları yerine getirilecektir.

(4) Denetim için görevlendirilen kişilerin ulaşım ve seans ücretleri Federasyon tarafından karşılanacaktır.

(5) Denetim kulübün belirlediği bir mekânda yapılacaktır. Denetimden “85 puan ve üstü” alan kulüpler ülkemizi yurt dışında temsil etmeye hak kazanacaktır.

(6) Kulüpler denetimde oynayacakları oyunlarında, halk oyunları kıyafetlerini düzenli bir şekilde giyerek sergileyeceklerdir.

(7) Kulüpler denetimden geçmek için repertuarlarına en az 3 yöre almak zorundadırlar.

(8) Faaliyete katılacak olan tüm sporcular oyunların icrasında aktif olarak görev almak zorundadırlar.

(9) Denetim, seyahate iştirak edecek müzisyenler tarafından icra edilecek canlı müzik eşliğinde gerçekleştirilecektir. Ancak yurtdışı daveti gereği kayıtlı müzik eşliğinde yapılacak performanslar kayıtlı müzik eşliğinde icra edilecektir. Canlı müzik icra edecek müzisyenler denetim esnasında enstrümanlarını tek tek çalacaklardır. Görüntü ve ses kaydı yapılacaktır.

(10) Denetim esnasında kulüp tarafından video kaydı (kulübün tüm denetim performansı görülecek şekilde) ve fotoğraf çekimleri yaptırılacak olup, denetim bitiminde, denetimi gerçekleştiren Federasyon görevlilerine teslim edilecektir. Çekimler net olarak görülebilen, aydınlık salonlarda kamerayla yapılacaktır.

            (11) Denetim isteyen kulüpler, lisanslı sporcuları dışında en fazla kulüp üyesi olan 2 yönetici, en fazla 5 müzisyen ve Federasyondan belgeli en fazla 2 tane vizeli antrenör için seyahat izni talep edebilir.

(12) Kafile listesinde Sporcu (Dansçı) olarak yer alanlar en az 3(üç) ay önceden lisanslı olmalıdır.

(13) Denetimden uygun görüş alan kulübün, davet mektubunda belirtilen organizasyonda ülkemizi temsil etmesi ile ilgili izin yazısı, Federasyon tarafından ilgili kulübe 7 işgünü içerisinde gönderilecektir.

(14)Seyahat kadrosunda yer alan yönetici, antrenör, müzisyen ve sporcuların tüm sorumlulukları kulübe ve kulüp başkanına ait olup, Federasyon hiçbir şekilde sorumlu tutulmayacaktır.

(15) Katılınacak olan festivallere federasyon tarafından sırasıyla Yönetim, Denetim, Disiplin, Merkez Hakem Kurulları ve ulusal hakemlerden belirlenecek kişiler gözlemci olarak görevlendirilecektir. Gözlemciye Harcırah Kanunu çerçevesinde ödenecek olan harcırah Federasyon tarafından belirlenecek ve karşılanacaktır. (Ulaşım ve konaklama, Kulüp tarafından organize edilecektir.)

(16) Yurtdışına çıkış yapan kulüpler Türkiye’ye döndükleri tarihten itibaren 7 iş günü içerisinde ayrıntılı faaliyet raporunu, hizmet pasaportlarını, festival afişi önünde çekilmiş kostümlü fotoğrafları ile gösteri video kayıtlarını Federasyona göndereceklerdir. Göndermeyen kulüpler Disiplin Kuruluna sevk edilecek, savcılığa suç duyurusunda bulunulacak ve bir sonraki yurt dışına çıkış denetim talepleri kabul edilmeyecektir.

(17) Seyahat tarihinden en az 45 takvim günü önce denetim talep etmeyen kulüplerin denetim talepleri kabul edilmeyecektir.

(18) Yurt dışına çıkacak kulüpler o sezon içinde federasyon faaliyetlerinden en az il yarışmalarına katılmak zorundadırlar.

Not ; Yurtdışına çıkacak tüm kafilelere Federasyon Gözlemcisi görevlendirilecektir.